Wat kan een online dienst voor mijn bedrijf betekenen? Slechts weinig ondernemers kunnen deze vraag beantwoorden. Dat ligt vaak aan angst. Ondernemers zijn bang om met moeilijke en onbekende IT-diensten in aanraking te komen. Arjan Oude Kotte, directeur MKB Microsoft Nederland: “Onbekend maakt onbemind. Dat is zonde, want een online werkomgeving biedt enkel voordelen.”

“De ondernemer kan de hele automatisering online laten plaatsvinden, waardoor hij overal toegang heeft tot zijn administratie en documenten. Een digitale werkomgeving zorgt ervoor dat je op elk gewenst moment met je core business bezig kunt zijn”, stelt Oude Kotte.

Misvatting
Met betrekking tot online werken is de gedachte dat een digitale werkomgeving alleen is weggelegd voor welvarende, grote bedrijven een misvatting. Oude Kotte: “De mkb’er hoeft geen kapitaalkosten te maken, maar betaalt enkel voor het gebruik. Voorheen was deze technologie alleen weggelegd voor de grote bedrijven, maar tegenwoordig is het ook beschikbaar voor de middenstanders.”

Geen zicht
Het grote manco van de IT-markt is het vakjargon voor online diensten die elkaar in rap tempo opvolgen. In het onderzoek werd bijvoorbeeld gevraagd of men ‘cloud computing’ toepast. Slechts 5,2 procent zei het te gebruiken, terwijl daadwerkelijk 61 procent van de ondervraagden een gebruiker is. De IT-branche heeft er een handje van om de vaktermen te ingewikkeld te maken voor ondernemers. Hiermee snijden ze zichzelf in de vingers doordat ze de markt niet transparant maken voor hun doelgroep.

“Eenvoudig taalgebruik zorgt ervoor dat ondernemers sneller de zakelijke voordelen van online werken inzien”, zegt Oude Kotte. Daarom participeert de softwaregigant ook in een overheidsproject dat ondernemers laat zien hoe online diensten toegepast kunnen worden. “Er moet niet te veel gesproken worden over de mogelijkheden, maar ondernemers moeten zelf ervaren dat online werken de toekomst is.”

Veiligheid en toekomst
Ook Hans Bootsma van Deloitte (afdeling Security and Privacy Services) stelt: “Cloud computing gaat het helemaal worden, zeker voor het mkb. Over het algemeen heeft het mkb niet de IT-faciliteiten die een grote organisatie wel heeft. Vaak doet iemand van de administratie het IT-werk erbij. Door alle IT-faciliteiten – server en applicaties – bij een externe partij op abonnementbasis in te kopen en te laten beheren, kan de mkb-ondernemer zich volledig op zijn core competence concentreren; de zorgen over de beveiliging van zijn ICT-omgeving worden hem uit handen genomen. Het is bovendien goedkoper. Forrester en Gartner Group, twee toonaangevende IT-analisten, houden rekening met een besparing van 50 procent.”

Bron: De Telegraaf – www.telegraaf.nl

Applicaties worden steeds gebruiksvriendelijker. In de vorige artikelen gaf ik nieuwe ontwikkelingen een plaats, waaronder het ERP-systeem (Enterprise Resource Planning). Juist in deze situatie wordt de plaats van automatisering en de verdeling van IT-taken in (of buiten) de organisatie steeds meer bepalend of beter: de wijze waarop organisaties er in slagen deze taken een plek te geven.

De IT-functie is te vaak geen onderdeel van de directie. Is IT een productiefactor of slechts een kostenpost? Worden IT-projecten uitgevoerd door de IT-afdeling of volledig door business? Veelal ingegeven door individueel enthousiasme of beschikbaarheid van mensen. Bestaat de ultieme verdeling van taken? Is outsourcing altijd handig? Op deze vragen wil ik wat richting geven en discussie voeren.

Als de werkelijkheid te complex wordt, helpt het veelal deze te vereenvoudigen met een model. Het model dat ik vaak gebruik is van Looijen. Hierin wordt de IT-functie voor beheer gescheiden over technisch, applicatie en functioneel beheer. Hierbij wordt voorgesteld het functionele beheer vooral bij de organisatie te leggen. De eindgebruikers beheren aldus de inrichting van systemen.

Dan rest de IT-afdeling het technisch beheer van de omgeving. In mijn praktijk zie ik dat deze keuzen vaak op geld gebaseerd zijn. Prima motivator, maar hoe gaat u om met de vaardigheden van uw IT-staf? Zij gaan mee bij outsourcing of worden (technisch) applicatiebeheerder.

De gebruikersorganisatie zou eigenlijk de bedrijfsapplicatie in ‘eigendom’ moeten hebben. Dan zouden zij de inrichting ervan verzorgen, nieuwe mogelijkheden onderzoeken et cetera. Maar de praktijk is vaak anders. Alleen al bij de jaarrekeningcontrole waarin functiescheidingen worden onderzocht en over missende functiescheidingen wordt gerapporteerd, kijkt het management snel naar de IT-afdeling. Naar mijn mening ligt het beheer van de applicaties emotioneel en in vaardigheden niet bij de gebruikersorganisatie. Eigenaarschap moet over systemen benutten zoals ze bedoeld zijn.

Eigenlijk hebben we het dus over de afstemming van vraag en aanbod. Wat heeft u nodig aan informatievoorziening en hoe wordt dit verzorgd? Wordt er een duidelijke afweging gemaakt over de drie ‘vakgebieden’ of moet de IT-er een duizendpoot zijn? Kiezen voor een bepaalde structuur is veelal niet het probleem, het lastige zit in het loslaten. Het loslaten van oude kennis en oude rollen. Naar mijn mening is deze stap noodzakelijk om met name bij middelgrote organisaties de IT-functie naar een effectievere taakvervulling te krijgen.

In toenemende mate breiden (Nederlandse) bedrijven zich internationaal uit. Middelgrote ondernemingen krijgen hiermee buitenlandse broertjes of zusjes. Nieuwe organisaties worden opgericht of een buitenlandse organisaties wordt overgenomen. En er ontstaan bestuurlijke uitdagingen.

De kernvraag is vaak: moeten we de werkmaatschappijen vrijlaten of centraliseren? In deze keuze ligt de volgende vraag besloten: wat doen we met de informatievoorziening binnen organisaties? In mijn praktijk zie ik veel organisaties worstelen met deze keuze. Welke lessen zijn er te leren?

Onderzoek wees in de jaren ‘90 al uit dat succesvolle multinationals staffuncties centraliseren, waarbij de uitvoering en invulling decentraal gebeurt op basis van centraal bepaalde richtlijnen. Dit heeft aantoonbaar betere resultaten opgeleverd.

De keuze tussen centraal en decentraal is een typische zwart-wit keuze. Centraliseren kent voordelen van de schaal en beheersing. Bij decentraal bestaan deze uit een betere fit en groter draagvlak. Centraliseren doe je dan ook het liefst als je decentraal bent (en vice versa)! Synergievoordelen tussen beide organisatievormen lijken ideaal. IT kan helpen.

De hulp van IT
De automatisering volgt de richting die het management kiest. Wordt de buitenlandse vestiging vrijgelaten? Dan is de automatisering meestal ook een eigen keuze. Hierbij is suboptimalisatie aan de orde: lokale leercurve, geen schaalvoordelen en op het lijf geschreven. Bij centralisatie is de herkenning voor de buitenlandse vestiging vaak laag. Dit heeft neveneffecten voor gebruik, arbeidsvreugde en doorontwikkeling. Toch dient de keuze bewust gemaakt te worden. Kies een niveau dieper en splits de diverse activiteiten. Paul Evans (Insead) geeft het scherp weer:

• Centraliseer de processen (voor twintig procent van de activiteiten). Denk aan de verlies- en winstrekening, de verantwoordelijkheden, rechten en rollen en tot slot de afstemming centraal-lokaal.
• Standaardiseer de structuur (voor dertig procent van de activiteiten). Denk aan strategie, financiële zaken, uitvoering, backoffice en de waarden van de organisatie.
• Laat mensen en cultuur zich wederzijdse aan elkaar aanpassen (vijftig procent van de activiteiten). Denk hier aan coördinatie, netwerken, samenwerking en dergelijke.

Deze weergave past als een oude jas op de nieuwe technologische ontwikkeling en brengt de synergie tussen centraliseren en decentraliseren tot stand. Wanneer u in staat bent enkele processen te centraliseren en de structuur te standaardiseren, dan moet de energie vooral op samenwerking worden gericht: sociale netwerken, workflowsystemen en portalen faciliteren. Het brengt de meestal geografisch sterk gescheiden organisatie virtueel bij elkaar. Kennisuitwisseling is een feit.

De les die ik geleerd heb: maak een bewuste keuze. Breng de structuur aan, maar zorg voor integratie. Een simpel smoelenboek is wellicht een eerste stap, maar integreren van werkprocessen en het delen van documenten zet vaak meer zoden aan de dijk. Breng voorgenoemde zaken maar eens in kaart en kies.

Al meer dan tien jaar geleden kwam Microsoft met de eerste versie van Sharepoint, Exact Software met e-Synergy, en brachten ook bedrijven als Cordys concepten om informatie te ontsluiten en via portalen te integreren. Bedrijfsbrede oplossingen zijn alweer decennia gemeengoed en in mijn werk zie ik dat bij veel ondernemers vervanging van oudere versies (noodgedwongen) op de agenda staat.

Dat kun je zien als een mooie kans om lang geplande veranderingen door te voeren en gebruik te maken van de nieuwe technologie in de laatste versie van de ERP-oplossing. Of zijn er toch andere mogelijkheden?

Nieuwe mogelijkheden
Als aanhanger van de ‘technology push’-gedachte, waarin nieuwe technologie nieuwe mogelijkheden geeft, ligt volgens mij kansen voor nieuwe business of verdere verbetering van de huidige. Internet is niet meer uit ons bestaan weg te denken, bandbreedte is sterk toegenomen, integreren van oplossingen via webservices wordt gemeengoed en databases hebben nieuwe mogelijkheden gekregen.

De nieuwe mogelijkheden worden benut in bedrijfsbrede oplossingen. Maar een implementatie is een stevig project. Bovendien ligt daarbij het herimplementeren van bestaande werkwijzen op de loer. Veelal ontbreekt het ondernemingen aan een totale visie op informatietechnologie. Ik heb het hierbij niet over een lijvige rapportage of visiedocumenten, maar over nieuwe technologieën en oplossingen.

Discussie en heroverweging
In onze praktijk bereiken we goede resultaten met een gezonde discussie in organisaties over de mogelijkheden van nieuwe technologie en oplossingen; digitaliseren, workflow, mobiliteit, decision support en portalen. Wat opvalt is dat bedrijfsbrede oplossingen de efficiency verhogen, de logistiek op orde helpt te brengen en het primair proces versterkt. Er zijn echter grote winsten te behalen op het vlak van ketenintegratie (uitwisselen van gegevens via portalen) en eenduidig inzicht in documenten (zowel tussen werknemers als met relaties). In elke organisatie zijn veel gegevens aanwezig, maar het vaak zoeken zonder te vinden. Is het dan toch verstandig om te investeren in vervanging van de ERP of nieuwe gebieden (vaak buiten traditionele processen als orders, facturen en dergelijke)?

Organisaties doen er goed aan om het totaalplaatje op IT-gebied te heroverwegen met nieuwe technologische oplossingen en een gerichte weg naar de toekomst uit te zetten. Geen rechte lijn, maar met een duidelijke weergave van de afslagen. De eerste stap in dit proces is is mijn inziens het gesprek in de organisatie over nieuwe technologie. Gevolgd door een beschrijving van de aanpak. Daarna verwacht ik dan al snel de selectie van een goed portaal, workflow en/ of documentoplossing.

Dirk-Jan van Suchtelen is in 2006 van start gegaan met TINKiteasy. Waarom? “Het mkb heeft net zo’n behoefte aan goede professionele it-dienstverlening als grote bedrijven, maar wordt door grote systeembeheerders genegeerd. Daar hebben wij met ons gestandaardiseerde it-platform en specifieke applicaties een uitstekend antwoord op. Natuurlijk zijn er anderen die vergelijkbare diensten aanbieden – maar niet met ons concept.”

Makkelijk en betrouwbaar
“De it-wereld is lange tijd sterk gericht geweest op urenschrijven en installeren, echte projectbusiness dus. Maar steeds meer ondernemers hebben juist behoefte aan makkelijke en betrouwbare it-diensten. Zoals application service providers ofwel asp’s – bedrijven waaraan je je programma’s en databeheer uitbesteedt. Want een bedrijf kan het nooit zo goed of veilig doen dan via asp’s ”, zegt Van Suchtelen. “En in deze tijd is het natuurlijk helemaal goed om over te stappen naar een asp, omdat dit kostbare investeringen in it-voorzieningen scheelt. Goed voor de cashflow van de klant en dat is zeker nu een belangrijke trigger.”

Eén platform
TINKiteasy werkt met één platform (op basis van Windows) voor alle bedrijven. “We bouwen geen platform voor elk bedrijf apart, maar hebben het gestandaardiseerd. Dat is heel stabiel en gemakkelijker te beheren. Daarnaast bieden we bedrijfs- of branchespecifieke applicaties voor onder meer de juridische en financiële sector en de zorg. Zo zijn we kort geleden een samenwerking gestart met zorgondernemer H+B, om hun back-office wat software en databeheer betreft te optimaliseren.”

Kracht
Het bijzondere aan het systeem van TINKiteasy is volgens Van Suchtelen het zelf ontworpen control panel. “Zonder dat zou het ons niet gelukt zijn. In dat control panel schuilt een groot deel van de kracht van onze organisatie. Daarin houden we alle informatie over de gebruikers en applicaties bij. Dit stelt ons in staat om een veelvoud van bedrijven ook administratief goed te kunnen beheren. Het is voor onze klanten dan ook heel waardevol. Net als onze helpdesk. Als een klant met wat voor probleem dan ook belt, wordt hij altijd direct geholpen door iemand met minimaal HBO Informatica of hoger.”

Dubbel uitgevoerd
“Ons systeem is volledig dubbel uitgevoerd en verdeeld over twee high tech datacenters. Om deze technische en administratieve organisatie te ‘verzilveren’, zijn we begonnen met het ISO 27001 traject. De meeste voordelen bemerken de gebruikers overigens niet. Spam wordt geweerd, programma’s werken en het is nagenoeg onmogelijk dat het platform crasht. Dus ook de daar bijkomende nadelen, als de impact van een it-crash op een organisatie, merk je niet.”

Inzichtelijk
“Klanten betalen een vast bedrag per gebruiker per maand, inclusief ondersteuning door de helpdesk. Heel inzichtelijk. Dankzij ons basisplatform is het reuze eenvoudig gebruikers aan- of weer af te sluiten. En je kunt natuurlijk inloggen waar je maar wilt. Als je maar een pc of laptop met internet hebt.”

www.tinkiteasy.com