Al meer dan tien jaar geleden kwam Microsoft met de eerste versie van Sharepoint, Exact Software met e-Synergy, en brachten ook bedrijven als Cordys concepten om informatie te ontsluiten en via portalen te integreren. Bedrijfsbrede oplossingen zijn alweer decennia gemeengoed en in mijn werk zie ik dat bij veel ondernemers vervanging van oudere versies (noodgedwongen) op de agenda staat.

Dat kun je zien als een mooie kans om lang geplande veranderingen door te voeren en gebruik te maken van de nieuwe technologie in de laatste versie van de ERP-oplossing. Of zijn er toch andere mogelijkheden?

Nieuwe mogelijkheden
Als aanhanger van de ‘technology push’-gedachte, waarin nieuwe technologie nieuwe mogelijkheden geeft, ligt volgens mij kansen voor nieuwe business of verdere verbetering van de huidige. Internet is niet meer uit ons bestaan weg te denken, bandbreedte is sterk toegenomen, integreren van oplossingen via webservices wordt gemeengoed en databases hebben nieuwe mogelijkheden gekregen.

De nieuwe mogelijkheden worden benut in bedrijfsbrede oplossingen. Maar een implementatie is een stevig project. Bovendien ligt daarbij het herimplementeren van bestaande werkwijzen op de loer. Veelal ontbreekt het ondernemingen aan een totale visie op informatietechnologie. Ik heb het hierbij niet over een lijvige rapportage of visiedocumenten, maar over nieuwe technologieën en oplossingen.

Discussie en heroverweging
In onze praktijk bereiken we goede resultaten met een gezonde discussie in organisaties over de mogelijkheden van nieuwe technologie en oplossingen; digitaliseren, workflow, mobiliteit, decision support en portalen. Wat opvalt is dat bedrijfsbrede oplossingen de efficiency verhogen, de logistiek op orde helpt te brengen en het primair proces versterkt. Er zijn echter grote winsten te behalen op het vlak van ketenintegratie (uitwisselen van gegevens via portalen) en eenduidig inzicht in documenten (zowel tussen werknemers als met relaties). In elke organisatie zijn veel gegevens aanwezig, maar het vaak zoeken zonder te vinden. Is het dan toch verstandig om te investeren in vervanging van de ERP of nieuwe gebieden (vaak buiten traditionele processen als orders, facturen en dergelijke)?

Organisaties doen er goed aan om het totaalplaatje op IT-gebied te heroverwegen met nieuwe technologische oplossingen en een gerichte weg naar de toekomst uit te zetten. Geen rechte lijn, maar met een duidelijke weergave van de afslagen. De eerste stap in dit proces is is mijn inziens het gesprek in de organisatie over nieuwe technologie. Gevolgd door een beschrijving van de aanpak. Daarna verwacht ik dan al snel de selectie van een goed portaal, workflow en/ of documentoplossing.

“En dat hebben we ook gedaan”, zegt Bakker. “We hebben tachtig procent van onze klanten begeleid naar voorheen onze concurrenten. Ons bedrijf is met behoud van de eigen filosofie volledig omgebouwd en we hebben nog maar één focus – onderwijssoftware – in plaats van drie. Dat heeft ons in 2009 een forse groei opgeleverd.”

Inzicht
Bakker: “We zeiden vroeger dat onze focus heel scherp was, maar we hadden er meer dan één. We merkten dat we onszelf daardoor te dun uitsmeerden. Het gevaar bestond dat we in kwaliteit achteruit zouden gaan. Dat wilden we niet. Vandaar de verandering.”

Zoektechnologieën en online communities werden geschrapt. Net als het merendeel van de klanten dat hierin producten en diensten afnam. Bang voor een debacle is Bakker nooit geweest. “We hebben in de tien jaar van ons bestaan veel geleerd. Die lessen hebben we bij de verandering toegepast. Angst om een zekerheid te verliezen, is nooit aan de orde geweest. En als het in de onderwijssector niet was gelukt? Dan hadden we elders wel weer kansen opgespoord.”

Bedenken en ontwikkelen
Onder de merknaam Remindo voorziet Paragin nu tal van onderwijsinstellingen van internetsoftware. Bakker: “Dat deden we vroeger ook, maar we doen het nu méér en gerichter. Voor bijvoorbeeld het middelbaar beroepsonderwijs, de ROC’s, kenniscentra en dag- en avondopleidingen. Bij het mbo heeft het vooral te maken met de invoering van het competentieonderwijs. Dat is nieuw en daar zijn handvatten voor nodig. Samen met de klant bedenken en ontwikkelen we deze.”

De economische crisis heeft Paragin cq Remindo afgelopen jaar in elk geval niet negatief beïnvloed. “Sterker: één van onze producten wordt gebruikt in de strijd tegen de crisis. Want mensen die in de deeltijd-WW belanden, worden verplicht geschoold – en daarvoor is internetsoftware nodig. Overigens is het onderwijs redelijk ongevoelig voor recessies. Bij bedrijven kan er geschrapt worden in het marketingbudget. Maar onze producten zijn voor het onderwijs een onderdeel van hun primaire proces.”

Oppikken en actie
Nog even terug naar Bakkers winnende tip van een jaar geleden: ‘Iedereen zit in sales’. Staat hij hier nog steeds achter? “Vierkant! En we zorgen ervoor dat iedereen in onze organisatie van elf mensen dat ook beseft. Het houdt meer in dan verkopen alleen. Het betekent ook dat je luistert naar je klanten. Kleine dingen bijvoorbeeld, de ‘wat als’- en ‘had ik maar’-opmerkingen. Die dingen moet je oppikken, ook als programmeur of technicus. Ja, voor sommigen is dat nieuw, want klantcontact wordt vaak van programmeurs afgeschermd. Niet iedereen kan dit van nature goed. Veel anderen beseffen de waarde van die interactie met anderen wel. En ze hoeven naar aanleiding van dergelijke opmerkingen echt niet altijd zelf iets te doen, als ze die maar wel doorgeven. Dan is er wel iemand anders in de organisatie die er actie op onderneemt.”

www.paragin.nl

www.remindo.nl