Applicaties worden steeds gebruiksvriendelijker. In de vorige artikelen gaf ik nieuwe ontwikkelingen een plaats, waaronder het ERP-systeem (Enterprise Resource Planning). Juist in deze situatie wordt de plaats van automatisering en de verdeling van IT-taken in (of buiten) de organisatie steeds meer bepalend of beter: de wijze waarop organisaties er in slagen deze taken een plek te geven.

De IT-functie is te vaak geen onderdeel van de directie. Is IT een productiefactor of slechts een kostenpost? Worden IT-projecten uitgevoerd door de IT-afdeling of volledig door business? Veelal ingegeven door individueel enthousiasme of beschikbaarheid van mensen. Bestaat de ultieme verdeling van taken? Is outsourcing altijd handig? Op deze vragen wil ik wat richting geven en discussie voeren.

Als de werkelijkheid te complex wordt, helpt het veelal deze te vereenvoudigen met een model. Het model dat ik vaak gebruik is van Looijen. Hierin wordt de IT-functie voor beheer gescheiden over technisch, applicatie en functioneel beheer. Hierbij wordt voorgesteld het functionele beheer vooral bij de organisatie te leggen. De eindgebruikers beheren aldus de inrichting van systemen.

Dan rest de IT-afdeling het technisch beheer van de omgeving. In mijn praktijk zie ik dat deze keuzen vaak op geld gebaseerd zijn. Prima motivator, maar hoe gaat u om met de vaardigheden van uw IT-staf? Zij gaan mee bij outsourcing of worden (technisch) applicatiebeheerder.

De gebruikersorganisatie zou eigenlijk de bedrijfsapplicatie in ‘eigendom’ moeten hebben. Dan zouden zij de inrichting ervan verzorgen, nieuwe mogelijkheden onderzoeken et cetera. Maar de praktijk is vaak anders. Alleen al bij de jaarrekeningcontrole waarin functiescheidingen worden onderzocht en over missende functiescheidingen wordt gerapporteerd, kijkt het management snel naar de IT-afdeling. Naar mijn mening ligt het beheer van de applicaties emotioneel en in vaardigheden niet bij de gebruikersorganisatie. Eigenaarschap moet over systemen benutten zoals ze bedoeld zijn.

Eigenlijk hebben we het dus over de afstemming van vraag en aanbod. Wat heeft u nodig aan informatievoorziening en hoe wordt dit verzorgd? Wordt er een duidelijke afweging gemaakt over de drie ‘vakgebieden’ of moet de IT-er een duizendpoot zijn? Kiezen voor een bepaalde structuur is veelal niet het probleem, het lastige zit in het loslaten. Het loslaten van oude kennis en oude rollen. Naar mijn mening is deze stap noodzakelijk om met name bij middelgrote organisaties de IT-functie naar een effectievere taakvervulling te krijgen.