Subsidies aanvragen is niet eenvoudig. Eerst moet u uitzoeken óf er subsidiepotjes zijn en áls dat zo is, volgt een behoorlijke papierwinkel. Laat u niet ontmoedigen! Een gedegen subsidieaanvraag loont.

Subsidieaanvragen worden gehonoreerd als ze aan bepaalde criteria voldoen. Voldoen ze daar niet aan, worden ze afgewezen. Vaak liggen onnodige fouten ten grondslag aan zo’n afwijzing. Zorg dus dat de volgende acht subsidieblunders u niet overkomen…

1. Te laat
De deadline is onverbiddelijk. Meestal ligt deze rond 17:00 uur, maar dit is dus niet zo. Let hier goed op. Vijf minuten te laat kan afwijzing van de subsidievraag betekenen.

2. Subsidie om de subsidie
Ondernemingen bedenken soms projecten om subsidie te kunnen binnenhalen. Maar als de subsidie wordt toegekend, moet het project natuurlijk wel worden uitgevoerd. Als het dan een verliesgevend project wordt, heeft niemand daar baat bij. Met name in het onderwijs zijn daar forse blunders mee gemaakt. Dus bedenk: subsidie is een middel, geen doel.

3. Administratie op post-it notes
Tijdens een controlebezoek van de Belastingdienst kreeg een inspecteur de administratie op de bekende gele post-it notes voorgeschoteld. Een forse correctie was het resultaat. Een urenregistratie hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar post-its zijn toch echt te eenvoudig.

4. Slechte interne afstemming
Stem het aanvragen en beheren van subsidies intern af of stel een coördinator aan. Het komt wel vaker voor dat afdeling A binnen een bedrijf subsidie aanvraagt voor een bepaald doel, terwijl afdeling B daar niets vanaf weet en daarom precies dezelfde subsidieaanvraag heeft opgesteld en ingediend.

5. Kosten maken voordat de aanvraag is ingediend
Het komt voor dat bedrijven in hun enthousiasme al zijn begonnen met het subsidieproject voordat de aanvraag is ingediend. Te vroeg starten betekent meestal dat die kosten niet in de subsidie meegenomen worden. Bij een aantal regelingen wordt de aanvraag dan niet in behandeling genomen of wordt negatief beschikt.

6. Geen accountantsverklaring
Veel regeling vereisen een accountantsverklaring bij indiening van de einddeclaratie. Deze indieningdata staan vast. Het is verstandig om de accountant vanaf het begin bij het project te betrekken, want te laat indienen brengt vervelende consequenties met zich mee.

7. Handelsnaam of statutaire naam
Veel bedrijven hebben één of meer handelsnamen. Deze zijn vaak beter bekend dan de officiële naam – zoals ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Het is echter verplicht om de officiële naam te gebruiken. Wie zich daar niet aan houdt, kan bijna altijd rekenen op een definitieve afwijzing.

8. Onbetrouwbare partner
Subsidieprojecten in samenwerking met een aantal partners zijn niet zelden kansrijk. Maar aan (buitenlandse) partners kleven soms ook risico’s. Met name bij projecten over onze landsgrenzen wil het nog wel eens mis gaan. Dit kan variëren van diefstal van bedrijfsinformatie tot aan belasting- en eigendomsclaims tegen het Nederlandse bedrijf. Controleer daarom eerst de referenties van een mogelijke projectpartner via de lokale Kamer van Koophandel, ambassade, ministerie of collega’s in de branche.

Bron: www.zibb.nl