De MKB Servicedesk helpt ondernemers in het midden- en kleinbedrijf met het beantwoorden van hun ondernemersvragen. Ondernemen. Juist nu! publiceert elke week een van die vragen en het beknopte antwoord van de MKB Servicedesk. Daar laten we een externe deskundige nog een toelichting op geven.

Vraag van deze week: Vergaderen kan tegenwoordig makkelijk via een videochatprogramma. Toch blijft het af en toe belangrijk om elkaar in het echt te ontmoeten. Hoe weet je wanneer je iets via de digitale weg kunt afhandelen en wanneer je moet afspreken?

Antwoord van de MKB Servicedesk: In deze situatie is het belangrijk om te bepalen wat je precies wilt gaan bespreken. Ga je alleen even brainstormen over een nieuw project of ga je een beoordelingsgesprek voeren met een van je werknemers? In sommige gevallen is non-verbale communicatie heel belangrijk, zoals bij het laatste voorbeeld. Dan is het raadzaam om face-to-face af te spreken met je werknemer.

Zie ook:
Hoe kan ik virtueel vergaderen?
Van welke technische middelen kan ik gebruik maken bij mobiel werken?
Hoe maak je afspraken over aanwezigheid?

Voordelen videoconferencing nemen toe

In april 2010 barstte een vulkaan onder de Eyjafjallajökull-gletsjer in IJsland uit. De aswolken die daarvan het gevolg waren, hielden dagenlang de vliegtuigen aan de grond, waardoor veel reizigers gestrand raakten. Onder hen ook veel ondernemers die onderweg waren naar vergaderingen.

De aswolk is volgens Marc van Grieken van videoconferencingbedrijf For Conference een gebeurtenis die videovergaderen onder de aandacht van veel ondernemers heeft gebracht. ”Door middel van een camera ben je niet langer plaatsafhankelijk als je elkaar wilt zien en spreken.” De meer traditionele vertragingen op snelwegen en spoorwegen tellen ook mee. “Je hoeft niet meer in de file te staan, dus bespaar je reiskosten en reistijd. En dat is ook weer goed voor het milieu.”

Betere kwaliteit
Tien jaar geleden was de kwaliteit van conferencevideo’s nog matig, terwijl de kosten die moesten worden gemaakt om succesvol te kunnen videovergaderen hoog waren. Tegenwoordig zijn de prijzen een stuk lager en is de kwaliteit zeer goed. Van Grieken merkt dat bedrijven in deze crisis de voordelen van videoconferencing zien. “Reizen is duur, dus de investering is snel terugverdiend.”

Een laptop met webcam is in principe genoeg voor een korte vergadering. Heb je een langere vergadering, dan is het prettig om even te kunnen rondlopen of een kop koffie te pakken zonder uit beeld te verdwijnen. Daarvoor kunnen speciale ruimtes worden ingericht.

Telepresence
En de techniek staat niet stil. Volgens Van Grieken is de ‘telepresence’ in opkomst. Dit is een techniek waarbij twee ruimtes op verschillende locaties zo worden ingericht, dat zij in het videobeeld op elkaar aansluiten. Bijvoorbeeld door in beide ruimtes een identieke tafel neer te zetten. Hierdoor lijkt het alsof de aanwezigen op de vergadering bij elkaar aan tafel zitten.

Kunnen we binnen afzienbare tijd ook 3D-techniek verwachten op dit gebied? Van Grieken gelooft dat de 3D-videovergadering uiteindelijk wel zijn intrede zal doen, maar nu nog even op zich zal laten wachten: “Ik denk niet dat iedereen met een brilletje op wil vergaderen.”

www.forconference.nl