Al meer dan tien jaar geleden kwam Microsoft met de eerste versie van Sharepoint, Exact Software met e-Synergy, en brachten ook bedrijven als Cordys concepten om informatie te ontsluiten en via portalen te integreren. Bedrijfsbrede oplossingen zijn alweer decennia gemeengoed en in mijn werk zie ik dat bij veel ondernemers vervanging van oudere versies (noodgedwongen) op de agenda staat.

Dat kun je zien als een mooie kans om lang geplande veranderingen door te voeren en gebruik te maken van de nieuwe technologie in de laatste versie van de ERP-oplossing. Of zijn er toch andere mogelijkheden?

Nieuwe mogelijkheden
Als aanhanger van de ‘technology push’-gedachte, waarin nieuwe technologie nieuwe mogelijkheden geeft, ligt volgens mij kansen voor nieuwe business of verdere verbetering van de huidige. Internet is niet meer uit ons bestaan weg te denken, bandbreedte is sterk toegenomen, integreren van oplossingen via webservices wordt gemeengoed en databases hebben nieuwe mogelijkheden gekregen.

De nieuwe mogelijkheden worden benut in bedrijfsbrede oplossingen. Maar een implementatie is een stevig project. Bovendien ligt daarbij het herimplementeren van bestaande werkwijzen op de loer. Veelal ontbreekt het ondernemingen aan een totale visie op informatietechnologie. Ik heb het hierbij niet over een lijvige rapportage of visiedocumenten, maar over nieuwe technologieën en oplossingen.

Discussie en heroverweging
In onze praktijk bereiken we goede resultaten met een gezonde discussie in organisaties over de mogelijkheden van nieuwe technologie en oplossingen; digitaliseren, workflow, mobiliteit, decision support en portalen. Wat opvalt is dat bedrijfsbrede oplossingen de efficiency verhogen, de logistiek op orde helpt te brengen en het primair proces versterkt. Er zijn echter grote winsten te behalen op het vlak van ketenintegratie (uitwisselen van gegevens via portalen) en eenduidig inzicht in documenten (zowel tussen werknemers als met relaties). In elke organisatie zijn veel gegevens aanwezig, maar het vaak zoeken zonder te vinden. Is het dan toch verstandig om te investeren in vervanging van de ERP of nieuwe gebieden (vaak buiten traditionele processen als orders, facturen en dergelijke)?

Organisaties doen er goed aan om het totaalplaatje op IT-gebied te heroverwegen met nieuwe technologische oplossingen en een gerichte weg naar de toekomst uit te zetten. Geen rechte lijn, maar met een duidelijke weergave van de afslagen. De eerste stap in dit proces is is mijn inziens het gesprek in de organisatie over nieuwe technologie. Gevolgd door een beschrijving van de aanpak. Daarna verwacht ik dan al snel de selectie van een goed portaal, workflow en/ of documentoplossing.