Tijdsverspilling en stress. Welk hardwerkend mens kent het niet. Je wordt overspoeld met e-mails, telefoontjes, deadlines en dergelijke. De ene persoon is meer gestructureerd van aard dan de ander en dus kan de één er ook beter mee omgaan dan de ander, maar (bijna) iedereen kan efficiënter werken. De vraag is alleen: hoe?

Om efficiënter te worden, moet u ervoor open staan om oude gewoontes af te leren. Het is moeilijk om deze af te leren, maar zeker niet onmogelijk. Met kleine veranderingen kunt u al veel efficiënter werken. Hieronder staan tien tips om met minder stress en drukte meer werk te verzetten.

Tip 1 – E-mailverwerking
De dag beginnen met het doorlezen en beantwoorden van je e-mail. Een vaste prik voor velen. “Niet doen, voor je het weet ben je een uur bezig met het beantwoorden van je mailtjes”, stelt Yvonne de Bruin – werkzaam bij de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO). Ze vervolgt: “Het is veel verstandiger om eerst aan het werk te gaan en, als onderbreking, het e-mailprogramma te openen. Dat werkt efficiënter.”

Tip 2 – Controle van je mail
Multitasking is tegenwoordig populair, maar daardoor kan het onrustig worden in je hoofd. “Een signaal van binnenkomende berichten kan storend zijn. Het haalt je uit je concentratie en het kost al snel een kwartier voordat je weer goed in de materie zit”, meent de Bruin. “Controleer je mailbestand op vaste momenten per dag.”

Tip 3 – Surfen op internet
Internet biedt heel veel informatie en amusement. Als je even aan het surfen bent op internet, slurpt dat al snel teveel tijd op zonder dat je het door hebt. Vind je het lastig om je surfgedrag te beperken? Zet dan een wekker op je bureau en laat het alarm afgaan na een kwartier of half uur.

Tip 4 – E-mailprogramma ordenen
Wie zijn e-mailverkeer niet stroomlijnt, merkt al snel dat belangrijke berichten in een mum van tijd zover naar onderen zakken dat ze uit het zicht verdwijnen. De Bruin: “Maak een mapje waarnaar je alles naartoe sluist wat actie behoeft.”

Tip 5 – Organisatie van je werk
Is jouw bureau zó’n chaos dat je altijd je papieren zoek bent? Dan is het tijd voor actie. “Veel mensen zijn vooral bezig met hun kerntaken, maar de organisatie van je werk hoort er evengoed bij”, stelt De Bruin. Ze adviseert om voor losse klusjes, zoals opruimen, archiveren en declaratieformulieren invullen elke week een vast moment in te ruimen. “Bijvoorbeeld de loze vrijdagmiddag, zodat je opgeruimd het weekend in gaat.”

Tip 6 – Alternatieven aandragen
Wie overal ja op zegt, is vaak de pineut. Zeg daarom vaker nee en laat je niet verleiden tot dingen die je eigenlijk niet wil doen. Vraag eventueel bedenktijd. Vind je het moeilijk om nee te verkopen, draag dan een alternatief aan. Verwijs bijvoorbeeld door naar een collega die wat ruimer in de tijd zit of zeg: ‘Ik kan die vergadering niet organiseren, maar ik wil hem wel eventueel voorzitten.

Tip 7 – Tussendeadlines
“Veel mensen denken dat ze pas onder grote druk tot grootse prestaties in staat zijn, terwijl ze niet eens weten hoe prettig het is om iets rustig af te ronden”, zegt De Bruin. Schuif daarom niet alles voor je uit, maar maak tussendeadlines, waarbij je het liefst een derde partij betrekt. “Spreek bijvoorbeeld met je collega een moment af waarop je een conceptrapport gaat bespreken. Zo creëer je een gevoel van urgentie.”

Tip 8 – Delegeren
Denk niet altijd dat je zelf alles beter kunt. Een vergadering organiseren terwijl je daarvoor een secretaresse kunt inschakelen is zonde. Die tijd kun je beter besteden aan je kerntaken.

Tip 9 – Goed is genoeg
Met perfectionisme kun je ver komen, maar vaker geldt: goed is goed genoeg. Hou de 80/20 regel in de gaten: in 20 procent van de tijd bereik je vaak 80 procent van het resultaat. In veel gevallen is dat ruim voldoende. In elk geval is het dan tijd om even af te stemmen met een (niet-perfectionistische) collega. Zo voorkom je dat je eindeloos doorwerkt, terwijl het werk eigenlijk al af is.

Tip 10 – Stap voor stap
Je kunt niet al je gewoontes in één keer veranderen. Voer daarom goede gewoonten stapsgewijs in. Begin met één gewoonte en voeg pas na enkele weken de tweede toe. Dat lijkt langzaam, maar de slagingskans is veel groter.

Bronnen:

www.nbpo.nl

www.z24.nl