Meer rendement halen op P&O door een lagere bezetting: wellicht een relevant streven, juist nu! Veel organisaties zien tegenvallende omzetten. Dan is intern de eerste plek waar u gaat kijken om het rendement te verbeteren.

De oplossing is helaas niet zo eenvoudig als enkele adviesorganisaties u doen geloven: één HR-adviseur op 150 medewerkers en één salarisadministrateur op 500. Dit is echt veel te kort door de bocht. Voor het echte antwoord is een denkwijze nodig die kan worden toegepast in iedere organisatie vanaf pakweg 200 medewerkers. Om te beginnen stelt u zichzelf drie vragen.

Uw ambitieniveau
Wat zijn de speerpunten van het P&O-beleid? U zult heel anders aankijken tegen het ontwikkelen van medewerkers als u een adviesbureau bent dan wanneer u kroketten produceert. Het kan zijn dat u al tevreden bent als u legaal bent afgedekt (vervoer gevaarlijke stoffen). Het is heel wat anders zodra het niveau van uw medewerkers uw onderscheid in de markt betekent.

Uw interne serviceniveau
Hier zijn verschillende benaderingen in te herkennen. Bijvoorbeeld: integraal management: de lijnmanager is verantwoordelijk voor zijn mensen. Hij wordt geacht zichzelf te voorzien van informatie, voor het volgen van zijn mensen (onder andere verzuim en ontwikkeling) en handelt alles zelf administratief af. Dit is anders dan de manager die zich vooral mag richten op het primaire proces en kan rekenen op P&O die hem ‘ontzorgt’.

Uw mate van automatisering
Gaat in uw bedrijf alles nog via formulieren (of erger, telefoontjes en gele briefjes)? Of werkt u al met digitale formulieren of zelfs workflow. Digitalisering heeft een directe impact op het aantal medewerkers.

Vervolgens kunt u gaan intekenen. Zelf gebruik ik hierbij een model van tien lagen:

1. Ontwikkelen en eindverantwoordelijk voor beleid
2. Implementeren, controleren op beleid
3. Expertisecentra (bijvoorbeeld: verzuim, arbeidsvoorwaarden, W&S)
4. Ondersteuning management
5. Ondersteuning medewerkers
6. Personeeladministratie
7. Salarisadministratie
8. Beheer informatie
9. Beheer processen
10. Beheer systemen

Natuurlijk is de beantwoording anders binnen de krokettenfabriek als bij Shell. Bij de eerste krijgt één persoon een aantal lagen toebedeeld, bijvoorbeeld informatievoorziening en systeembeheer. Bij Shell zijn er voor de verschillende lagen aparte afdelingen. Maar het principe is overal even bruikbaar.

Wezenlijke vragen
De kunst is om nu boven de werkelijkheid te gaan staan. Kijk hoe u het wilt hebben. En daar moet u een aantal wezenlijke vragen bij stellen. Enkele voorbeelden:

Is het wel slim om alles wat u nu zelf doet ook zo te houden of kunt u zaken beter uitbesteden? Bijvoorbeeld: heeft u altijd arbeidsvoorwaardelijke expertise nodig of alleen als er onderhandelingen zijn? Of juist andersom: blijven we ons verzuimbeheer uitbesteden of doen we er verstandig aan om het naar binnen te halen?

Hoe willen we het management ondersteunen: met een vaste adviseur of met experts gericht op de specifieke vraag? En hoe helpen we de medewerker: is voor iedere vraag een warm oor beschikbaar of verwachten we dat het merendeel wordt opgezocht in on-line informatie? En blijven of gaan we de salarissen zelf doen? Voor beide scenario’s is wat te zeggen.

Verbeteringen
U zult merken dat als u een dagje spendeert met het invullen van deze vragen en matrix u veel gefundeerder kunt kijken naar uw vraagstelling: hoe groot mag mijn P&O zijn? En dat u tegelijk de verbeteringen voor u ziet.

www.hronthemove.nl