Goed nieuws: op 1 januari 2011 houdt de paarse krokodil het in het huidige systeem van vrije vergoedingen en verstrekkingen voor gezien. Dat komt door de nieuwe werkkostenregeling, onderdeel van de Fiscale Vereen- voudigingswet 2010. Veel ondernemers zullen daar blij mee zijn.

Weet u nog waar dat begrip ‘paarse krokodil’ ook al weer vandaan komt? Ik ga even met u terug naar 2005, als op tv de reclamespot van verzekeringsmaatschappij OHRA geregeld voorbijkomt…

De spot toont een moeder die met haar dochtertje bij de informatiebalie van een zwembad komt om een vergeten opblaasbare paarse krokodil op te halen. Het meisje ziet de krokodil in de hoek van de infobalie staan. Ze verheugt zich er al op, dat ze haar opblaasbeest snel terug zal hebben. Maar zo makkelijk gaat dat niet. De man onderbreekt zijn computerspelletje en haalt verveeld een formulier uit de kast.

“In blokletters invullen en morgenochtend tussen 9 en 10 inleveren bij de Dienst Recreatie”, zegt hij. De vrouw reageert verbaasd.”Maar hij staat daar”, wijst zij op de krokodil in de hoek. De man beaamt dat (“Ja, hij staat daar”) maar onderneemt geen actie. ‘Paarse krokodil’ is sindsdien uitgegroeid tot een metafoor voor overdreven en klantonvriendelijke bureaucratie en regelgeving.

Veel irritaties
Als het gaat om overdreven regelgeving in de loonsfeer, dan roepen vooral de regels rondom de vrije vergoedingen en verstrekkingen bij werkgevers veel irritaties op. Op dit moment zijn er maar liefst 29 categorieën vergoedingen en verstrekkingen. Daarvoor gelden allemaal aparte regels met een hoog detailniveau. Een mooi voorbeeld is de vergoeding voor werkkleding. Deze mag alleen onbelast worden gegeven als op de werkkleding een beeldmerk is aangebracht dat minstens 70 cm2 groot is.

Met de in 2007 ingevoerde Wet paarse krokodil is een poging gedaan om tegemoet te komen aan een aantal van die irritaties. Zo werden de regels met betrekking tot onder meer kerstpakketten, bedrijfsfitness, maaltijden, telefoon en de fiets vereenvoudigd. Daarmee werden echter bij lange na niet alle irritatiepunten opgelost. Anno 2009 ervaren werkgevers het regime voor vrije vergoedingen en verstrekkingen dan ook nog steeds als belastend en onnodig ingewikkeld. En de vraag om vereenvoudiging bleef. Het antwoord van het Kabinet kwam op Prinsjesdag met de nieuwe werkkostenregeling.

Werkkostenregeling
De werkkostenregeling is onderdeel van de Fiscale vereenvoudigingswet 2010 en zal in 2011 worden ingevoerd. De wet moet het systeem van vrije vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers eenvoudiger maken voor werkgevers. De nieuwe werkkostenregeling heeft een forfaitair karakter. In het kort komt de regeling erop neer, dat u als werkgever tot een maximum van 1,5% van het fiscale loon vrij bent om onbelast vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers te geven.

Wellicht ten overvloede: het forfait is een maximum en het hoeft niet ten volle benut te worden. Voor een grote groep vergoedingen en verstrekkingen gelden geen nadere normeringen en beperkingen meer. Het bijhouden op werknemersniveau is dus niet meer nodig. Er geldt alleen nog een gebruikelijkheidstoets.

Het algemene forfait wordt aangevuld met nog slechts een beperkt aantal gerichte vrijstellingen voor zakelijke kosten. Er komen gerichte vrijstellingen voor reiskosten, tijdelijke verblijfkosten, cursussen, studiekosten, extraterritoriale kosten en verhuiskosten in het kader van bedrijfsverplaatsing. De gerichte vrijstellingen vormen een voortzetting van de geldende regelingen. Om het zakelijk karakter vast te kunnen stellen, blijven de huidige voorwaarden in stand.

Bij overschrijding van het algemeen forfait wordt het surplus niet bij de werknemer belast. De loonheffing (loonbelasting en premie volksverzekeringen) over dat surplus komt via eindheffing voor rekening van de werkgever. De hoogte van het vaste eindheffingstarief voor de werkkostenregeling is vastgesteld op 80 procent.

Arbeidsvoorwaarden
Het kabinet wil de wijzigingen op 1 januari 2011 laten ingaan. Dat geeft u de tijd u goed voor te bereiden op de gewijzigde systematiek. U kunt hierbij denken aan een nieuw declaratiereglement, wijzigingen in de afspraken rond vaste vergoedingen, aanpassing van de salarisadministratie en dergelijke. Houd er ook rekening mee dat door de invoering van een nieuw stelsel alle bestaande afspraken met de Belastingdienst over vergoedingen en verstrekkingen waarvoor geen gerichte vrijstelling geldt, niet meer gelden voor de belastingheffing over latere jaren.

Het is dan ook verstandig dat u nu al gaat nadenken over de gevolgen van de werkkostenregeling voor bestaande arbeidsvoorwaarden. Daarbij is het zeker van belang, dat u al in een vroeg stadium overlegt met uw medewerkers over de eventuele wijzigingen. Maar gelukkig ligt daarbij geen paarse krokodil meer op de loer.

www.quintogroep.com