U ziet uw bedrijfsrendement het liefst vooruit gaan. Maar als de groei van de kosten procentueel hoger is dan uw omzetgroei, lukt dat niet. Kostenbesparing is dan – zeker in deze tijd – een belangrijke optie.

Maar een willekeurige kostenreductie werkt nooit lang. U kunt dit het beste systematisch aanpakken. Bijvoorbeeld volgens een vijfstappenplan. Daarin begint u met het helder maken van de indirecte kosten. U komt tenslotte uit bij de vraag, wat de kostenreductie voor uw bedrijf betekent.

Het plan geeft u een beeld van de kostenomvang en inzicht waar de mogelijkheden liggen om kostenreductie goed aan te pakken. Het gaat hierbij om het structureel verlagen van de kosten van de niet-kernactiviteiten, waaronder overhead, facilitaire kosten. Naast een rendementsverhoging zorgt dit ook voor een betere liquiditeit en maakt het uw bedrijf concurrerender.

Vijfstappenplan
Het vijfstappenplan ziet er als volgt uit.

1 Inventariseer kosten, activiteiten en output
Alle kosten, de bijbehorende activiteiten en de resultaten (de output) daarvan worden volgens een welomlijnde systematiek geïnventariseerd en geanalyseerd.

2 Vergelijking en evaluatie van resultaten van stap 1
De diverse activiteiten worden vergeleken en beoordeeld op wat de waarde of het nut ervan is in relatie tot de kosten (de prijs-kwaliteitsverhouding)? Met andere woorden: is de gerealiseerde output zijn geld waard?

3 Bepalen van besparingsmaatregelen en –opties
Bepalen van het gewenste of vereiste niveau van de activiteiten en bepalen van besparingsvoorstellen en maatregelen.

4 Besluitvorming over gewenste respectievelijk benodigde kostenreductie
Gebaseerd op een afweging over de gevolgen van de voorgestelde maatregelen worden door de directie of het management team besluiten genomen.

5 Implementatie van de maatregelen
Op basis van de besluiten van de directie worden de besparingsmaatregelen door het management geïmplementeerd.

Dit is een geprogrammeerde, dat wil zeggen in duidelijk gedefinieerde stappen vastgelegde aanpak. Hierbij wordt niet de kaasschaaf gehanteerd en evenmin de botte bijl. Voor dit werk gebruikt u het chirurgische mes: nauwkeurig snijden, diep waar nodig, precies, planmatig en weloverwogen, zonder schade toe te brengen aan de vitale delen van de organisatie.

Draagvlak
De belangrijkste voorwaarde voor het welslagen van dit traject is een draagvlak in uw organisatie. De inzet van zowel de directie als alle kostenverantwoordelijke managers (en welke manager is dat niet) is onontbeerlijk. Want zo’n proces gaat niet vanzelf. Onrust en weerstand zijn bijna onvermijdelijk in een dergelijk proces. En als de resultaten naderhand niet goed geborgd worden, gaan de kosten weer omhoog.

Met de stappen 1 tot en met 4 is gemiddeld een doorlooptijd van 2 á 3 maanden gemoeid. Stap 5 duurt 3 tot 9 maanden. Alles natuurlijk mede afhankelijk van de omvang en complexiteit van uw bedrijf, het aantal afdelingen en de tijd die uw medewerkers hiervoor beschikbaar hebben. Want het is natuurlijk niet de bedoeling dat uw mensen hier een jaar lang fulltime aan werken.

Bewerkt uit: http://www.managementkennisbank.nl