Aanbestedingen winnen aan belang in het bedrijfsleven. Bij veel overheden en andere instanties kan een bedrijf pas aan de slag, als het een aanbesteding heeft weten te winnen. Maar het administratief opzetten van een aanbesteding kan een bedrijf veel tijd en dus geld kosten. De gemeente Den Haag maakt het makkelijker voor ondernemers die regelmatig aan aanbestedingen meedoen.

Zij kunnen een speciaal aanbestedingspaspoort aanvragen. Daarmee hoeven ze nog maar éénmaal in plaats van telkens opnieuw een grote hoeveelheid verplichte documenten te overleggen. Het MKB Den Haag had dit plan eerder aan de gemeente voorgelegd. En die heeft het omarmd.

Aanbestedingen zijn er door de bank genomen in twee vormen. Zo is er (nadat de ondernemer een aanbesteding heeft gewonnen) de raamovereenkomst. Dan zit de ondernemer in een pool met enkele collega’s onder wie de diensten of opdrachten worden verdeeld. Daarnaast is er de specifieke overeenkomst. Daarbij voert een bedrijf na het winnen van de aanbesteding een eenmalige opdracht uit of mag hij in een bepaalde periode een regelmatig terugkerende dienst uitvoeren.

MKB-vriendelijk
De administratieve weg bij een aanbestedingsprocedure is er een van lange adem. Bedrijven moeten voor elke nieuwe aanbesteding uittreksels van de Kamer van Koophandel, verklaringen (omtrent gedrag, van de Belastingdienst, non-faillissement) en certificaten (ISO keurmerken, veiligheid) overleggen. Dat kost tijd en geld. Daarnaast was – en is – er natuurlijk ook nog altijd de inhoudelijkheid van de aanbesteding, waarbij ondernemers zich veelal beter thuis voelen. Want dan gaat het over hun product of dienst en de vraag, wat of dat mag kosten.

Henk Kool

Het Haagse MKB stelde dat het administratieve gedeelte wel wat gemakkelijker kan. En PvdA-wethouder Henk Kool (Economie) is het daarmee eens. “Den Haag wil de MKB-vriendelijkste stad worden. Ondernemers zorgen immers voor werkgelegenheid en activiteit, wat resulteert in een gezonde economie en een bruisende stad. En een aanbestedingspaspoort neemt ondernemers veel onnodige administratieve rompslomp uit handen”, zegt hij op de website van de gemeente.

Paspoort
Ondernemers hoeven met het Haagse aanbestedingspaspoort hooguit één keer per jaar papieren te overleggen. Het paspoort gaat uit twee delen bestaan. Deel één is twee jaar geldig is en omvat de uittreksels van de Kamer van Koophandel en de certificaten. Deel twee is één jaar geldig en omvat de verklaringen van de Belastingdienst, omtrent gedrag en non-faillissement.

Ondernemers kunnen de benodigde papieren overleggen aan de gemeentelijke diensten die de aanbestedingen verzorgen (Stadsbeheer voor werken en het Intern Dienstencentrum voor leveringen en diensten). Dat kan het hele jaar door, en het hoeft niet allemaal in één keer. Zodra het dossier van een ondernemer compleet is, ontvangt hij of zij in ruil daarvoor een paspoort.

Toejuichen
MKB Nederland zegt blij te zijn met het besluit van de gemeente Den Haag. “Er is nu wetgeving in de maak om het aanbestedingsproces ook voor kleine bedrijven te veralgemeniseren en toegankelijker te maken”, zegt woordvoerster Mieke Ripken van Communicatie. “Amsterdam doet er bij mijn weten ook al iets aan. Dat juichen wij natuurlijk toe.”