Veel kleine ondernemers laten hun hele boekhouding over aan hun accountant. Logisch, want zij hebben verstand van andere zaken en fouten maken is kostbaar; voor je het weet, betaal je teveel belasting. Verstand ervan zullen ondernemers niet krijgen, maar door administratieve vereenvoudigingen en technologische ontwikkelingen zullen zij wel grotendeels hun eigen administratie gaan doen. Voor de accountant gaat het werk anders worden.

Veel toekomstige ondernemers zitten nu nog op school. Internetbankieren is voor hen een vanzelfsprekendheid. Zij nemen hun laptop haast overal mee naar toe en zijn altijd online. Met hun mobiele telefoon sms-en, mailen, chatten en twitteren zij. Software staat niet op hun laptop, maar ergens op het net, waar zij ook hun documenten en andere bestanden opslaan. Als hun laptop het begeeft, kopen zij een nieuwe en kunnen gewoon verder. Zij zijn er aan gewend overal te werken waar en wanneer hun dat uitkomt.Na het behalen van hun diploma beginnen zij een eigen bedrijf. Soms is dat al tijdens de studie opgestart. Dat een bedrijf een website moet hebben, is voor hen geen vraag. Met het maken van websites hebben zij meestal al ervaring opgedaan. Wat je verder nog moet doen om een bedrijf te starten, vinden zij op internet. Op de websites van de Kamer van Koophandel, de Belastingdienst, banken, branche- en ondernemersorganisaties, accountantskantoren, softwareleveranciers en anderen staat voldoende informatie.

De rol van de accountant
Als zij verstandig zijn, zoeken zij zo snel mogelijk een accountant. Deze helpt hen bij het maken van hun ondernemingsplan en adviseert over het inrichten van de administratie. Ook laten zij de keuze van een boekhoudpakket meestal aan de accountant over. Zij willen wel een online pakket, dat geschikt is voor elektronisch factureren en voor Standard Business Reporting (XBRL) en dat naadloos communiceert met hun pakket voor internetbankieren.

Het versturen van facturen aan hun afnemers doen zij digitaal, waarbij de factuur meteen wordt geboekt. Ook ontvangen facturen komen digitaal binnen; in hun geïntegreerde administratieve omgeving beoordelen zij de factuur, de betalingsdatum en de door het pakket voorgestelde grootboekrekening, passen zo nodig iets aan en door te accorderen wordt de betaling geagendeerd en de factuur geboekt. Bij twijfel wordt de boeking geparkeerd en een vraag aan de accountant gesteld. De accountant werkt ook in het online pakket en krijgt de vraag in zijn werkstroom. Hij beantwoordt de vraag en corrigeert meteen de boeking. De ondernemer ziet het antwoord in zijn werkstroom en kan weer verder. Ontvangsten worden door het pakket geboekt door vergelijking met de verzonden facturen.

Helder inzicht
Met behulp van Standard Business Reporting doet de ondernemer zelf zijn aangiften BTW en IB. Ook andere rapportages aan bijvoorbeeld de bank zijn ingebouwd. Om er zeker van te zijn dat deze rapportages goed zijn, kent het pakket een aantal ingebouwde controles. Meldingen daaruit worden aan de accountant voorgelegd. Ook de aangiften worden door de accountant beoordeeld voordat de ondernemer ze verzendt.

De administratie is up-to-date en omdat ook betalingen en ontvangsten geagendeerd zijn, kunnen liquiditeitsprognoses opgesteld worden. De accountant beoordeelt de administratie regelmatig en corrigeert foute boekingen. Hij heeft continu inzicht in het reilen en zeilen van de onderneming en neemt regelmatig door hem vervaardigde overzichten met de ondernemer door.

Voor de accountant heeft deze nieuwe manier van boekhouden grote gevolgen. In een volgende bijdrage gaan wij in op de wijze, waarop hij daar nu al op kan inspelen.