Budgetten helpen ondernemers inzicht te krijgen in hun onderneming. Voor wie daarmee aan de slag gaat, is het wel belangrijk om de juiste route te volgen. Laat vooral de valkuilen links liggen. Met name op het gebied van de personeelskosten…

Valkuilen zijn er in veel soorten en maten. Sommige zijn heel herkenbaar, andere juist niet. Iedereen weet dat als je een budget maakt, er op een gegeven moment toch dingen zullen veranderen. Alleen: wanneer? Dat is niet altijd zo gemakkelijk te voorspellen.

Personeelskosten…
Neem de personeelskosten. Die vormen in de meeste gevallen de grootste post van het budget van een onderneming. Ze lijken redelijk stabiel. Behalve dan, wanneer er iets verandert. En dat gebeurt nogal eens: individuele opslagen vanwege de overgang naar een hogere salarisschaal, bonussen, een inflatiecorrectie voor uw gehele personeel of een nieuwe CAO. Dit alles kan uw gebudgetteerde personeelskosten danig in de war schoppen.

Dus zo stabiel als ze lijken, zijn de personeelskosten toch niet. Deze valkuil is te vermijden door – bijvoorbeeld – een aparte post in het budget voor onvoorziene personeelskosten op te nemen. Resultaten uit het verleden kunnen u hierbij helpen.

Bij het budgetteren van de personeelskosten is er nog andere een belangrijke valkuil. Het is namelijk monnikenwerk om per medewerker het gehele bruto salaris, dus inclusief alle overheidsheffingen, tot achter de komma uit te rekenen en in uw budget op te nemen.

U bespaart uzelf (of de mensen van uw afdeling financiën) een hoop tijd door te werken met een vaste opslag. Voor de berekening van deze opslag zijn enige varianten mogelijk. Eén daarvan is om te werken met een percentage overhead.

Dat berekent u als volgt: u trekt van de totale loonkosten van uw onderneming (zeg: 20) de totale basissalarissen (zeg: 16) af. Het resultaat (4) deelt u door de salariskosten (16) en uw overhead is 25 procent. Zet deze opslag op uw gebudgetteerde basissalarissen van volgend jaar en u bent weer een stuk nauwkeuriger in uw prognose.

…en andere zorgen
Het verkopen van uw producten of uw tijd levert geld op. Budgetteren niet – althans, niet direct. Of beter gezegd: zeker niet direct. Het vraagt behoorlijk wat tijd en inspanning, kan een papierberg creëren en in voordelen vertaalt het zich pas na een jaar terug. Nog een nadeel: strak vasthouden aan een budget kan leiden tot een starre opstelling binnen een bedrijf.

Allemaal valkuilen dus die u tijdens de opstelling en het beheren van een budget kunt tegenkomen. Maar zijn het dan ook redenen om er maar niet aan te beginnen?

Bekijk het van de andere kant: zonder budgettering heeft u geen bedrijfsplanning of coördinatie – en geen controle op de evaluatie van de (financiële) gang van zaken in uw bedrijf. En ook dát is een valkuil. Met behulp van een budget kunt u het presteren van uw organisatie wél meten.

Ondernemers die graag willen budgetteren, maar het nog moeten leren of er minder handig in zijn, kunnen daarvoor software aanschaffen en cursussen volgen. In een volgende aflevering komt hierover een docent van een bureau voor kennisoverdracht op het gebied van financieel management aan het woord.

Boekentips
• Budgetten beheren, Stephen Brookson
• Budgetten zonder franje, B. Boomsma