Budgetteren is vooruitzien – deel 1
Evenwicht tussen ambitieuze en haalbare doelen bereik je via de kunst van budgetteren. Door toekomstige inkomsten en uitgaven te ramen en onder te brengen in de begroting. Budgettering helpt verdiensten hoog te houden en kosten te beperken. Wie dat goed doet, kijkt in de toekomst van zijn onderneming.
Objectieve toets voor intuïtie
Budgetteren is vooruitzien. Dit maakt het tot een belangrijk instrument voor elk bedrijf. Het maakt zelfs tot op zekere hoogte de toekomst concreet. Elke ondernemer werkt enigszins op intuïtie, gebaseerd op subjectieve persoonlijke indrukken. Budgettering objectiveert dat.
Een budget bevat de verwachte kosten en opbrengsten voor de komende periode. Hoeveel omzet en winst valt te verwachten? Worden investeringen gepleegd en zo ja, welke? Komen er misschien medewerkers bij? Al dit soort zaken moet vooraf worden overwogen én vastgelegd.
Historicus of trendwatcher
Budgetteren is absoluut niet hetzelfde als boekhouden. Daarmee registreer je achteraf hoeveel producten (of diensten) je tegen welke prijs hebt geleverd en aan wie. En welke kosten daar tegenover hebben gestaan. Een goede boekhouding vormt een waardevol uitgangspunt voor budgettering. Want daarin staan de ervaringsgegevens waarop toekomstige verwachtingen kunnen worden gebaseerd.
Veel ondernemers vinden dat hun boekhouder het financiële beheer prima regelt. Maar moet hij ook verantwoordelijk zijn voor de budgettering? Dat is nog maar de vraag. Een boekhouder signaleert en adviseert over kosten en opbrengsten. Hij is als het ware een gids die de weg kan wijzen in de boekhouding. Maar achteraf en in die zin lijkt een boekhouder een beetje op een historicus. En aangezien budgetteren tot doel heeft om vooruit te kijken, is dat in principe niet zijn taak. Dat is eigenlijk meer iets voor een soort trendwatcher.
Dus kunnen ondernemers beter zelf budgetteren – in samenspraak met hun boekhouder of accountant. Dat heeft ook praktische redenen. De software van een budgetteringprogramma moet bijvoorbeeld wel kunnen samenwerken met die van de boekhouding.
Afremmen, gas geven
Om secuur te kunnen budgetteren moeten ondernemers goed op de hoogte zijn van alle ins en outs in het bedrijf. Dus helpt het om actief betrokken te zijn bij de boekhouding. Want zo verzamel je de managementinformatie die uit de cijfers voortkomt. Dit betekent dat je als ondernemer de tijd moet nemen om na te denken over de strategie en om budgettair vooruit te blikken. Dit geeft de gelegenheid om op het juiste moment af te remmen, juist extra gas te geven of bij te sturen.
Budgetteren dwingt tot nadenken over geplande resultaten en de acties die daarvoor nodig zijn. Maar ook om kritisch naar de kosten te kijken, hoe die mogelijk beter in de hand kunnen worden gehouden of zelfs vermeden. Zo kom je tijdig mogelijke negatieve ontwikkelingen op het spoor en kun je die voorkomen of aanpakken.
De komende weken volgen meer tips en achtergronden over budgetteren voor het midden- en kleinbedrijf. Volgende week bespreken we een boek waarin onder meer last-minute budgettering aan de orde komt. Daarna steken we ons licht op bij MKB Nederland en het Nationaal Instituut voor Budgetvoorlichting (Nibud).
Enkele links naar nuttige, praktische websites met artikelen over budgetteren:
