Budgetteren vergt tijd. Tijd om na te denken, tijd om informatie te verzamelen en tijd om alles goed te formuleren. Maar soms ís er geen tijd. En moet er wel binnen een paar dagen een realistisch budget komen. In zijn boek ‘Budgetteren, tips & trucs’ legt Richard Templar uit hoe u dit dan toch kunt opstellen.

Last-minute budgetteren

Allereerst: neem even de tijd, denk goed na en doe verder nog niets. Stel uw doelstelling vast, want dat is uw bestemming. En uw budget is de plattegrond die daar naartoe moet leiden. Bepaal ook wat voor budget u moet opstelen. Voor een bedrijf, een winst- en verliesrekening of een cashflowprojectie? Verzamel dan de benodigde informatie en vul het budget in.

Is het, in een notendop, echt zo eenvoudig? Helaas – er liggen u mogelijk enige valkuilen te wachten. Enkele voorbeelden: uw informanten kunnen (of willen) u niet zeer spoedig helpen, u heeft geen oud budget als uitgangspunt, u kunt vanwege tijdgebrek de cijfers niet narekenen, u stopt te veel schattingen en veronderstellingen (in plaats van feiten) in het budget of u verwart uw persoonlijke doelstelling (dat budget moet er snel komen!) met de bedrijfsmatige doelstelling van het budget.

Eerlijk en realistisch
De juiste doelstelling gaat uit van realisme en eerlijkheid. Daarmee verkrijgt u een effectief budget, dat tegelijkertijd een nuttig instrument is. Het moet dan wel hanteerbaar en overzichtelijk zijn. Deel een jaarbudget daarom op in korte tijdseenheden, bijvoorbeeld twaalf maanden. U kunt zo veel eenvoudiger ingrijpen dan bij een budget dat alleen de jaarinkomsten en -uitgaven omvat.

Met dit punt geregeld, kunt u aan de slag met het verzamelen van de benodigde informatie. Bekijk uw bedrijf vanuit het oogpunt van financiën en stel een aantal vragen: wat kost geld, waar besteedt u uw geld aan en welke medewerkers, apparatuur en kantoorartikelen heeft u nodig en wat kost dát weer allemaal? Kijk dan ook naar mogelijke groei en periodes dat het tijdelijk extra druk (of rustig) is. Vergeet hierbij de kosten voor gas, water, licht, overhead en onderhoud niet. Nog afgezien natuurlijk van de kostenposten die specifiek voor uw bedrijf zijn.

Bewerken
Idealiter heeft u het budget van het afgelopen jaar als voorbeeld. U kunt er voor kiezen hiervan uit te gaan en alleen de cijfers te bewerken. Dat maakt het werk een stuk gemakkelijker. Maar het oude budget kan wel irrelevante of zelfs misleidende gegevens bevatten. En ontwikkelingen die zich na het opstellen van dat budget hebben voorgedaan, staan er natuurlijk niet in. Hou daar rekening mee bij het bewerken van een ouder budget – of stel een volledig nieuw budget op. Als u helemaal geen budget van vorig jaar hebt, hebt u altijd nog de gegevens van de jaarrekening om van uit te gaan.

Noodgeval
Een hint, voor de noodgevallen bij wie het letterlijk vijf voor twaalf is: tel bij alle bedragen van vorig jaar 15 procent op. Dit zal geen accuraat of werkbaar budget opleveren, maar u heeft in elk geval een vel papier met cijfers erop. Als u naderhand wat meer tijd heeft, kunt u alsnog een budget opstellen dat wel accuraat en werkbaar zal zijn.

Dit is deel 2 in een serie over budgetteren. Hierna volgen nog interviews over budgetteren met MKB Nederland en het Nationaal Instituut voor Budgetvoorlichting (Nibud).
Budgetteren, tips & trucs van Richard Templar (ISBN 90-76050-86-4) is nog beperkt verkrijgbaar in de (online) boekhandels.