De laatste jaren zijn er forse inspanningen verricht om te komen tot vereenvoudiging van de premieheffing en het verminderen van de administratieve lasten voor werkgevers. Al deze inspanningen hebben volgens ons kabinet geleid tot een verlaging van de administratieve lasten voor werkgevers met 37%. De beleving bij werkgevers is echter duidelijk anders. De loonheffingen worden nog steeds als ingewikkeld en bewerkelijk beschouwd.

‘Het ideaalbeeld van “de eenvoudige loonstrook” zweeft al jaren door Nederland. De vraag is of het nu dan toch eindelijk gaat lukken’, zegt Gerrie de Hoop van Quinto Groep Salaris Specialisten. De Hoop is mede-eigenaar van Quinto Groep en verantwoordelijk voor het Kenniscentrum, dat een wezenlijk onderdeel uitmaakt van de organisatie.

Regelgeving te gedetailleerd

Gerrie de Hoop zet de veranderingen van de afgelopen jaren op een rijtje.
‘Met de invoering van de Wet Walvis in 2005 werd vooral beoogd de zaak te vereenvoudigen en de loonbegrippen tussen de premieheffing werknemers-verzekeringen en de loonheffing te harmoniseren. De Wet financiering sociale verzekeringen bracht ons in 2006 de elektronische aangifte loonheffingen. Met de komst van de Wet “Paarse Krokodil” in 2007 zijn enkele vereenvoudigingen in het loonbegrip en de loonadministratie aangebracht, waarmee is tegemoetgekomen aan een aantal irritaties van werkgevers. De regelgeving is te gedetailleerd en er zijn te veel verschillen tussen de loonheffingen.’

Belangrijke lastenverlichting
‘Ook in het Belastingplan 2009 geeft het kabinet aan concrete stappen te zullen zetten richting loonsomheffing. Dat werknemers geen WW-premie meer betalen met ingang van 1 januari 2009 betekent één regel minder op het loonstrookje. Hiermee wordt volgens het kabinet een belangrijke stap gezet richting verdere vereenvoudiging van de uitvoering van belasting- en premieheffing. Er zijn echter nog meer stappen nodig om het voor een volgend kabinet mogelijk te maken één loonsomheffing in te voeren. Met één loonsomheffing kan een belangrijke administratieve lastenverlichting voor werkgevers worden bereikt. Volgens MKB-Nederland levert de invoering van één loonsomheffing en een eenvoudig loonstrookje het bedrijfsleven jaarlijks maar liefst een besparing op van 750 miljoen euro! Van belang is dat de huidige verschillen tussen de loonbegrippen, met name het loon voor loonbelasting en premie volksverzekeringen en het loon voor de premies werknemersverzekeringen, worden weggenomen. Deze verschillen zijn voor de praktijk vaak onbegrijpelijk en leveren veel rompslomp op.’

Risico’s personeel
‘Het is van het grootste belang dat salarisadministrateurs steeds op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen op het gebied van loonheffingen en het arbeidsrecht. Alleen dan zijn ze in staat om werkgevers optimaal te adviseren. Vooral in deze zware economische tijden is het uitermate belangrijk dat werkgevers optimaal profiteren van de mogelijkheden die worden geboden om de loonkosten te verlagen en de financiële risico’s bij het aannemen en het ontslaan van werknemers zoveel mogelijk weten te beperken’, stelt De Hoop.

Mr. Gerrie de Hoop noemt een aantal belangrijke aandachtspunten:

• Zorg voor een deugdelijke arbeidsovereenkomst en bewaak de einddata

In de praktijk worden nog veel kostbare missers gemaakt in arbeidscontracten. In veel bedrijven wordt gebruik gemaakt van standaardcontracten of wordt een voorbeeld arbeidscontract van het internet gehaald. Er wordt niet voldoende tijd genomen voor het (laten) opstellen van een deugdelijke arbeidsovereenkomst. Een aantal zaken waarvan in de praktijk achteraf vaak blijkt dat ze niet of onjuist zijn opgenomen in de arbeidsovereenkomst zijn:
- de duur van de proeftijd;
- artikel 7:628 BW en artikel 7:628a BW in min/max-contracten;
- het beding van tussentijdse beëindiging bij arbeidscontracten voor bepaalde tijd.

Bovendien blijkt in de praktijk vaak dat einddata in arbeidscontracten niet goed worden bewaakt. Zo bestaat de mogelijkheid dat een arbeidscontract voor bepaalde tijd onbedoeld stilzwijgend wordt verlengd.

• Maak bij een ontslag met wederzijds goedvinden gebruik van de vaststellingsovereenkomst

Sinds 1 oktober 2006 is de vaststellingsovereenkomst het instrument om ontslag met wederzijds goedvinden vast te leggen. De gang naar de kantonrechter of het CWI is hiermee overbodig en bespaart werkgevers veel tijd en geld. Alhoewel er in de praktijk steeds meer gebruik wordt gemaakt van de vaststellingsovereenkomst durven werkgevers en werknemers nog niet altijd volledig te vertrouwen op dit nieuwe instrument.  Dit is echter niet terecht indien de vaststellingsovereenkomst juridisch op de juiste wijze wordt opgesteld.

• Bespaar op premies door gebruik te maken van premiekortingen en –vrijstellingen

Werkgevers kunnen behoorlijke bedragen besparen indien gebruik wordt gemaakt van de diverse premiekortingen en -vrijstellingen. Neemt bijvoorbeeld een werkgever in 2009 een uitkeringsgerechtigde in dienst die 50 jaar of ouder is, dan bestaat er bij een dienstverband van ten minste 36 uur per week recht op een premiekorting van maar liefst € 6.500 per jaar.
Heeft een werkgever in 2009 een werknemer in dienst die 62 jaar of ouder is, dan bestaat bij een dienstverband van ten minste 36 uur per week recht op een premiekorting van maximaal € 2.750 per jaar.
Ook kunnen werkgevers gebruik maken van de premievrijstelling voor marginale arbeid en voor arbeidsgehandicapte werknemers.

• Bespaar op de afdracht aan de Belastingdienst door gebruik te maken van afdrachtverminderingen

Door gebruik te maken van de afdrachtvermindering voor onderwijs, speur- en ontwikkelingswerk en/of zeevaart kan een werkgever besparen op zijn afdracht aan de Belastingdienst. Werkgevers zijn niet altijd op de hoogte welke voorwaarden voor deze verminderingen gelden en lopen daardoor bepaalde verminderingen mis. Zo kan een werkgever bijvoorbeeld ook afdrachtvermindering onderwijs claimen voor stagiairs die stage lopen in het kader van een beroepsopleiding in de beroepsopleidende leerweg op mbo-niveau 1 of 2.
Ook is vanaf dit jaar de definitie van speur- en ontwikkelingswerk verruimd. Met ingang van 2009 kunnen werkgevers bij SenterNovem ook een verklaring aanvragen als nieuwe programmatuur wordt ontwikkeld door bestaande programmatuur op een technisch nieuwe manier te integreren of te laten samenwerken. Voorwaarde daarbij is dat de bestaande programmatuur hoofdzakelijk binnen de eigen onderneming is ontwikkeld en wordt toegepast.

• Maak gebruik van de cafetariaregeling

Onder andere de vaste reiskostenvergoeding leent zich uitstekend om toegepast te worden in een cafetariaregeling. Op grond van een cafetariaregeling worden belaste loonbestanddelen uitgeruild tegen loonbestanddelen die geheel of gedeeltelijk onbelast zijn. Het grote voordeel van de cafetariaregeling is dat de werkgever bespaart op zijn werkgeverslasten en de werknemer netto meer overhoudt.

Een voorbeeld ter verduidelijking:
Werknemer reist 5 x per week naar zijn werk. De enkele reisafstand bedraagt 30 kilometer. Werknemer ontvangt van zijn werkgever een onbelaste vergoeding voor woon-werkverkeer van € 100 per maand. Op basis van de fiscale wetgeving mag de werknemer onbelast een bedrag ontvangen van € 203,30 per maand (= (2 x 30 km x 214 dagen x € 0,19) / 12). Het verschil tussen € 203,30 en € 100, zijnde € 103,30 kan de werknemer via een cafetariaregeling benutten.
Per jaar kan deze werknemer bijna € 1.240 (= € 103,30 x 12) onbelast extra vergoed krijgen. Hij ruilt daarvoor € 1.240 belastbaar loon (bijvoorbeeld zijn eindejaarsuitkering) in. Uitgaande dat de werknemer in het 42%-tarief zit, levert hem dat een voordeel op van 42% van € 1240 is € 520,80 per jaar. De werkgever bespaart zijn sociale lasten over een bedrag van € 1.240.

• Verhaal schade bij arbeidsongeschiktheid

Al sinds 1996 bestaat er de mogelijkheid om het netto loon dat werkgevers aan een werknemer moeten doorbetalen tijdens ziekte, op de veroorzaker van deze arbeidsongeschiktheid te kunnen verhalen. Naast het netto loon zijn zelfs de kosten voor re-integratie op de veroorzaker van de arbeidsongeschiktheid te verhalen. Veel werkgevers zijn zich niet bewust van deze wettelijke mogelijkheid en laten daardoor geld liggen.
Het advies aan werkgevers is om de administratie na te lopen en te bekijken of ze de afgelopen 5 jaar geconfronteerd zijn met een ziekmelding die veroorzaakt is door een derde. Een vordering tot loonregres op de dader verjaart namelijk pas na 5 jaar.

Specialiteit
Kennis over alles wat met personeel en beloning te maken heeft is de specialiteit van Quinto Groep. Dit bedrijf heeft zijn oorsprong in een management buy-out en een overname van twee landelijke salarispraktijken. Deze praktijken behoorden aan twee van de vier grootste accountantskantoren ter wereld. Op 1 januari 2007 zijn zij gestart met 7 kantoren en uitgegroeid naar de huidige 12 kantoren verdeeld over het land. Van de 180 personeelsleden zijn er zo’n 155 salarisspecialisten. Kwaliteit en klantgerichtheid zijn de pijlers waarop de dienstverlening rust.

De diensten van Quinto Groep strekken zich uit van salarisverwerking tot een breed aanbod van diensten die gerelateerd zijn aan salarissen. Sinds september 2008 heeft Quinto Groep een eigen Praktijkschool voor Salarisadministrateurs. Deze school biedt dé mogelijkheid voor salarisadministrateurs om volledig bij te blijven in hun vakgebied. Elk kwartaal wordt er een nieuwe Workshop Personeel en Beloning gehouden. De onderwerpen worden op een interactieve en aansprekende manier behandeld.