Voor het geven van kostenvergoedingen aan uw werknemers heeft u de keuze tussen vergoedingen op basis van het declaratiesysteem of vaste vergoedingen. Voor vaste vergoedingen hoeft u geen bonnetjes te bewaren en dat scheelt dus een hoop administratieve rompslomp. Houd er rekening mee dat de rechter onlangs heeft bepaald dat u voordat u de vaste kostenvergoeding verstrekt, moet specificeren welke kosten deze dekt.

De rechter heeft ook bepaald dat variabele kosten die zich niet regelmatig voordoen toch in een vaste kostenvergoeding kunnen worden opgenomen. Voorwaarde is wel dat het aannemelijk is dat deze kosten zich tot de veronderstelde omvang voor zullen doen binnen een bepaalde periode. Wellicht kunt u hier uw voordeel mee doen.

De tips in dit artikel gaan over:

• autobijtelling
• mobieltjes
• cursussen voor personeel en
• Eerstedagsmelding

Pas autobijtelling over gehele jaar toe
Heeft u aan uw werknemer het gehele jaar een auto van de zaak ter beschikking gesteld waarin hij privé rijdt? Dan moet u ook het gehele jaar de bijtelling voor privégebruik in de loonbelasting verwerken. Het feit dat de werknemer een aantal maanden de auto niet voor privé gebruikt maakt de zaak niet anders. In de rechtspraak is uitgemaakt dat dit zelfs het geval is als de werknemer voor de maanden dat hij niet privé heeft gereden in het bezit was van een Verklaring geen privégebruik. Houdt u hier dus rekening mee.

Verstrek mobiele telefoon, blackberry of smartphone
Bellen uw werknemers veel zakelijk? Overweegt u dan eens om een mobiele telefoon te verstrekken. De enige voorwaarde voor het onbelast vergoeden of verstrekken van een telefoon is dat uw werknemer meer dan 10% zakelijk moet bellen. Behalve een mobiele telefoon kunt u ook kiezen voor een blackberry of een smartphone. Aantrekkelijk voor uw werknemer en voor u.

Optimaliseer gebruik van afdrachtverminderingen
Gaat u goed na of u het afgelopen jaar optimaal gebruik heeft gemaakt van de afdracht verminderingen in de loonbelasting. Zo komt u wellicht in aanmerking voor de afdrachtvermindering onderwijs of voor de afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk. Ga na of de subsidies zijn verzilverd, en zo niet, dien dan alsnog een verzoek in bij de fiscus.

Vergoed EVC-procedure
Heeft u werknemers in dienst die een EVC-procedure willen starten? Adviseer hen dan om dit uit te stellen naar volgend jaar. Vanaf 2009 kunt u namelijk een EVC-procedure belastingvrij vergoeden. Een EVC-procedure stelt vast welke competenties iemand heeft opgedaan door bijvoorbeeld werkervaring. Het vergoeden van een EVC-procedure heeft voor u als bijkomend voordeel dat u in aanmerking komt voor een extra afdrachtvermindering van € 308 (2008) per procedure.

Verstrek een personeelslening
Hebt u wel eens nagedacht over de mogelijkheid uw werknemer een lening te verstrekken? Denk bijvoorbeeld aan die werknemer die een dure operatie uit zijn eigen zak moet betalen, of die tijdelijk zijn IJslandse spaargeld niet kan aanspreken. Het rentevoordeel dat de werknemer heeft is in principe bij hem belast als loon op basis van de normrente. Deze normrente wordt elk jaar opnieuw vastgesteld en bedraagt voor 2008 5,3%. Als de werknemer in de hoogste schijf zit, betaalt hij effectief zo’n 2,23% rente. Bij een laagrentende lening is het verschil tussen deze normrente en de berekende rente het bedrag aan loon. Voor werknemers kan een geldlening van de werkgever een aantrekkelijke beloningsvorm zijn.

Voer fitnessregeling in
Wilt u de goede voornemers van uw werknemers om te gaan sporten in het nieuwe jaar stimuleren? Overweegt u dan om bedrijfsfitness in te voeren. De voorwaarden zijn erg soepel. Bedrijfsfitness hoeft niet (meer) onder werktijd plaats te vinden. De enige twee voorwaarden die gelden zijn dat de deelname open moet staan voor 90% of meer van alle werknemers en dat de fitness plaats vindt in een vestiging van de werkgever of in een vestiging van een fitnessbedrijf waarmee de werkgever een overeenkomst heeft gesloten.

Eerstedagsmelding dit jaar nog steeds doen
Het kabinet heeft in het Belastingplan 2009 aangegeven dat de eerstedagsmelding (EDM) zijn langste tijd heeft gehad en op 1 januari aanstaande voor de meeste werkgevers zal worden afgeschaft. Alleen in bepaalde gevallen kan de inspecteur de werkgever verplichten een aantal jaren eerstedagsmeldingen te doen, bijvoorbeeld als de fiscus fraude vermoedt. Tot het nieuwe jaar is het voor alle werkgevers nog verplicht hun nieuwe werknemers aan te melden. Blijft u de EDM dus nog steeds doen. En checkt u aan het eind van dit jaar of alle EDM’s van de medewerkers die het afgelopen jaar in dienst zijn getreden, zijn gedaan. 

Meer tips:

• Belastingtips 2008 voor BV’s en DGA’s
• Belastingtips 2008 voor IB-ondernemers

Bron: Kamer van Koophandel