In sommige branches is de economische tegenwind heel fors en is het een kwestie van overleven geblazen, maar er zijn ook veel ondernemers die juist nu kansen zien. Stel: u ziet zelf een kans om iets nieuws te beginnen. Hoe pakt u dat dan aan? Klasien de Wilde van Cap Gemini legt uit hoe u een stappenplan voor een business case maakt.

Tips:

• De huidige rust in veel bedrijven is een goed tijdstip om veranderingen door te voeren
• Kijk over de grenzen heen en betrek ook andere afdelingen erbij vanaf het begin
• Een modern IT-systeem is geen luxe meer, maar een noodzaak

Stok achter de deur
Nieuwe markten, meer filialen, uitbreiding van de capaciteit of andere producten en diensten aan bestaande klanten verkopen; mogelijkheden genoeg. ‘Veel bedrijven hebben het nu toch wat rustiger vanwege de economische onrust. Dan kan dit een gunstig tijdstip zijn om onderhoud te plegen. Denk bijvoorbeeld aan machines, maar vooral ook aan mensen, kennis en technologie’, zegt De Wilde. ‘Bovendien is het nu relatief eenvoudiger om de medewerkers mee te krijgen in een veranderingsproces, omdat zij ook een stok achter de deur voelen. Er is nu een sense of urgency.’

Terugverdienen

Een business case gaat over het doen van slimme investeringen, die zichzelf moeten terugverdienen. Daarbij zijn vijf vragen van belang, zegt De Wilde.

• waarom starten we met dit programma?
• wat zijn de voordelen?
• wat zijn de kosten om die voordelen te bereiken?
• hoe sterk is de business case? Maak hiervoor een analyse op de gebieden Financieel, Risico’s, Gevoeligheid en Scenario’s
• wat zijn de risico’s?

Achterblijvers
De Wilde ziet vooral mogelijkheden op het gebied van automatisering. ‘De economie draait even minder en het belang van technologie in het bedrijfsleven neemt toe. Tot voor een paar jaar geleden kon je je nog onderscheiden met een modern IT-systeem, maar dat is nu de norm geworden. Achterblijvers kunnen nu een inhaalslag maken.’

Eerste stappen
Veel ondernemers ‘voelen’ vaak dat er kansen zijn, maar kunnen dat niet voldoende onderbouwen met concrete informatie. Het opstellen van een stappenplan kan ze daarbij helpen, legt Klasien de Wilde uit. ‘Een ondernemer moet zijn idee zo concreet mogelijk maken. Dus niet alleen zeggen: ik wil meer verkopen, maar ook antwoorden geven op vragen als wie dan precies de doelgroep is, wat het gewenste marktaandeel is of welke nieuwe producten/diensten je wilt introduceren. Vervolgens ga je terugredeneren hoe je daar wilt komen. Daar ga je actiepunten vaststellen en bekijk je wat de positieve en negatieve gevolgen op financieel gebied zijn. Wat moet ik doen, wat levert het op en hoeveel kost het?’

Vragen stellen
Op basis van de eerste uitkomsten van het onderzoek kun je overwegen of je alternatieven moet onderzoeken. Bijvoorbeeld als blijkt dat de plannen te duur of te moeilijk uit te voeren zijn. ‘Dan begin je weer van voren af aan’, zegt De Wilde. ‘Vervolgens maak je een inschatting van de risico’s. Op financieel gebied natuurlijk, maar kijk ook naar de mogelijke effecten van de plannen op de reputatie van het bedrijf, kun je voldoen aan alle gestelde wet- en regelgeving, is er voldoende en passende capaciteit in het personeelsbestand, hoe zit het met de processen en sytemen?’

Laat iedereen meepraten
De resultaten van dit onderzoek vormen de basis voor de volgende stap. ‘De ondernemer moet bedenken wie er allemaal belang of profijt bij hebben’, aldus De Wilde. ‘Mensen van veel verschillende  afdelingen kun je bij dit plan betrekken  en erover laten meepraten. Om te beginnen met afdelingen marketing en verkoop, maar ook financien, personeelszaken, juridische zaken en de administratie. Als zij in een vroeg stadium meedenken, voorkom je dat er later in het proces ineens enorme hobbels worden opgetrokken. Zo vermijd je veel ergernis en verspilde moeite.’ Tijdens deze gesprekken komt aan de orde wat de belangrijkste cijfers zijn om in de gaten te houden als het process van invoering loopt, de zogenaamde parameters. Deze parameters kunnen heel verschillend zijn, al naar gelang de aard van het project.

Over grenzen
Een stappenplan is een goede leidraad, niet meer en niet minder. ‘Het weerhoudt een bedrijf ervan de waan van de dag te volgen en vol te houden op de ingeslagen weg. Het geeft een basis om beslissingen te nemen, ook als het project al een tijdje loopt. Het doel en de koers ernaartoe is dan helder, er is al nagedacht over mogelijke tegenvallers en risicofactoren en hoe die op te vangen. Natuurlijk kun je niet al te star zijn. Tegen beter weten in doorgaan, heeft geen zin.’